Воркшоп — це спланована і скоординована групова активність з метою:
- Обговорити та проаналізувати проблему
- Зробити висновки щодо зібраної інформації
- Згенерувати рішення
Один воркшоп може вирішувати одну або декілька з перерахованих вище задач.
Ключові складові воркшопу
- Задача – що ми хочемо досягнути
- Активності, підібрані для вирішення задачі. Є багато заготовок воркшопів з наперед підібраними активностями. Спробувавши задачі та зрозумівши принцип побудови воркшопів ви можете підбирати активності самостійно та замінювати рекомендовані на ті, що краще працюють в вашій ситуації
- Робоча група, підібрана за експертизою (3-8 чол.)Для кращого ефекту бажано формувати робочу групу з людей з різною експертизою
- Простір (кімната чи додаток)
- Набір інструментів — стікери/маркери/дошки чи онлайн-дошки, темплейти, таймери
- Графік – розписаний з точністю до 10 хвилин план активностей з урахуванням перерв
Динаміка воркшопу
Динаміка воркшопу – групова динаміка в мініатюрі. Ми підбираємо вправи воркшопу, щоб привести команду воркшопу в фазу ефективності та утримати її там певний час.
Активні колаборативні вправи мають чергуватися з менш активними.
Час на кожну з фаз має бути прорахований відповідно до кількості учасників, але не перевищувати 1 години. Як мінімум кожні дві години має бути перерва та провітрюватись приміщення.
Лідерські ролі: стейкхолдер та фасилітатор
Щоб не виникав конфлікт інтересів та щоб зберегти об'єктивність учасників при висловленні думки на воркшопі зазвичай присутні два типи лідерських ролей.
Плани та вправи воркшопів
Починати практику воркшопів можна зі стандартних заготовок, щоб власноруч відчути ритм воркшопу.
Гарним прикладом такого воркшопу є дизайн спринт – це воркшоп повного циклу продакт-дизайн процесу з таймінгами та прикладами https://www.gv.com/sprint/ (книгу рекомендую до прочитання)
В групі можна працювати над:
- Факт картою
- Канвою ціннісної пропозиції
- Мапою досвіду користувача
- Підготовкою плану дослідження
- Аналізом результатів дослідження
Свій перелік основних типів активностей воркшопів зібрали NielsenNormanGroup https://www.nngroup.com/articles/workshop-activities/
Для більш візуальної репрезентації вправ використовувати схеми та темплейти. Хороша підбірка з прикладами у Strategizer https://www.strategyzer.com/canvas
Парковка
Під час воркшопу в учасників будуть з’являтися питання та ідеї, що не стосуються задачі воркшопу на пряму, але можуть бути корисні проєкту в цілому. Для таких ідей ми створюємо парковку – дошку, куди занотовуємо ці ідеї, щоби розібрати за межами воркшопу. Фасилітатор передає ці ідеї стейкхолдеру після воркшопу і стейкхолдер вирішує їх подальшу долю
Запрошені експерти
Експерти предметної області (subject metter experts) - це люди, що мають досвід у вирішенні проблем, з якими користувачу буде допомагати продукт. Завдяки досвіду, експерти вже знають проблеми, з якими зустрічаються користувачі, можуть мати свої інструменти та алгоритми підвищення ефективності виконання задач. Але й можуть мати певну професійну деформацію. Зазвичай одне інтерв'ю з експертом дозволяє нам зекономити час від спілкування з десятком непідготовлених користувачів.
В рамках воркшопу ми можемо запрошувати експертів предметної області, аби вони поділилися своїми знаннями з усіма учасниками робочої групи.
Експерти можуть відповідати на заготовлені питання та брати участь в зготовлених активностях. Час експертів зазвичай дорогий, тому їх участь планується з урахуванням отримання максимальної ефективності.
Приклади більш ефективного залучення експертів:
- Підготовка питань заздалегідь
- Використання темплейтів
- Наперед пропрацьована мапа досвіду користувача, що коригується з допомогою експерта
